Conditions générales de services

1. Services

Conditions Générales de Services (CGS)

Sauf convention contraire expresse écrite, ces Conditions Générales de Services (telles qu’elles pourraient être amendées de temps à autre – ci-après les « CGS ») s’appliquent à chaque mission confiée à et acceptée par l’Association, sous réserve des dispositions de toute lettre d’engagement ou conditions particulières convenues le cas échéant avec le Client. Les CGS l’emportent sur toutes autres conditions générales. Toute sollicitation de nos services par le Client, après avoir été informé des CGS, entraine l’acceptation de ces CGS.

Etendue des services

L’objet général de l’Association est l’exercice de la profession d’avocat en Belgique. Tous les avocats de l’Association sont des membres de l’Ordre français ou de l’Ordre néerlandais des avocats du Barreau de Bruxelles (Belgique). Certains avocats de l’Association sont également membres d’autres barreaux. L’Association n’assume aucune responsabilité quant à la fourniture d’avis soumis à un droit étranger ou relatifs à des aspects non-juridiques.

Il est compris et accepté que les services délivrés par l’Association peuvent inclure des avis et recommandations, mais que toutes les décisions prises dans le cadre de la mise en œuvre de ces avis et recommandations relèvent de la responsabilité et du fait du Client. Dans le cadre de la réalisation des services repris ci-dessus, l’Association aura le droit de s’appuyer sur toutes les déclarations de faits et tous les documents fournis par le Client, ainsi que sur  toutes les décisions et approbations de ce dernier.

Bénéficiaires des services

Tout service fourni par l’Association l’est pour le bénéfice exclusif du client de l’Association. Il peut être fait référence aux services uniquement dans le cadre du dossier particulier pour lequel ils ont été fournis. Nos avis ne peuvent pas être utilisés par des tiers et nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard de ceux-ci, sauf consentement écrit de notre part.

2. Honoraires et frais

Sauf accord spécifique contraire intervenu entre les parties, nos honoraires sont facturés sur la base du taux horaire applicable au(x) praticien(s) concerné(s). Ces taux horaires sont disponibles sur demande et peuvent être adaptés.

Les honoraires ne comprennent pas les frais et débours, ceux-ci étant facturés séparément. L’Association facture des frais de bureau, couvrant des coûts internes (par exemple pour la dactylographie, les photocopies et les télécommunications). L’Association facture en outre tous les débours et dépenses externes exposés en relation avec les services fournis. Le client accepte de rembourser tous les débours, frais et autres dépenses usuels, raisonnablement exposés par l’Association pour le compte du client ou autrement en relation avec ses services. Ces débours comprennent, par exemple, les frais de traduction auprès d’un service externe, les frais d’huissier, les droits de greffe, les droits de timbre et les frais d’enregistrement. L’Association facture au client les frais de déplacement ainsi que les coûts relatifs au déplacement, les frais de séjour, les frais de transaction (en ce compris les frais bancaires), les frais de messagerie, les dépenses relatives aux commandes de copies et de production de documents externes et toutes autres dépenses similaires, inévitablement engagés par l’Association auprès de prestataires tiers, en relation avec ses services.

L’Association facture en euros. Les factures de l’Association sont payables en euros, immédiatement à leur réception et au comptant, par virement bancaire. L’Association n’accepte pas les paiements en cash ou par carte de crédit/débit. En cas de paiement par chèque, les frais bancaires inhérents à ce type de paiement seront à charge du client.

Excepté en cas d’exemption de la TVA, la TVA de vingt-et-un pourcent (21%) s’applique sur tous nos honoraires (en ce compris les débours et dépenses). Nos factures sont payables libres de toute retenue ou déduction de tout impôt ou droit. Si vous êtes tenu par la loi de retenir ou de déduire des impôts/taxes, vous devez augmenter le paiement correspondant de sorte que, après la retenue ou la déduction, nous recevions une somme nette égale au montant dont vous nous êtes redevable.

Les factures dûment délivrées qui ne seront pas payées dans un délai de trente (30) jours à dater de leur délivrance seront majorées de plein droit et sans mise en demeure d’un intérêt de retard correspondant au plus bas des taux suivants : (i) 1% par mois ou (ii) le taux légal le plus élevé.

Ces intérêts seront dans tous les cas cumulés mensuellement et ce dans les limites prévues par la loi.
L’Association sera en droit de suspendre ou de mettre un terme à son intervention aussi longtemps que le paiement des factures émises n’aura pas été effectué, sans préjudice de l’exercice de ses autres droits et de tout autre recours.

Si un quelconque arrangement est conclu quant au fait que tout ou partie des frais et honoraires de l’Association sont payables par un tiers, ou si un tribunal ordonne à un tiers de payer tout ou partie des frais et honoraires de l’Association dans le cadre d’un litige, le Client reste solidairement responsable du paiement au cas où ce tiers n’honore pas complètement les factures de l’Association.

3. Sommes reçues des clients et des tiers

Les sommes que l’Association reçoit du Client ou de tiers et qui doivent être retenues pour son/leur compte, seront placées par l’Association sur un compte tiers auprès d’une institution financière de son choix. L’Association n’assume aucune responsabilité, à l’égard de qui que ce soit, pour le défaut de crédit ou autre acte ou omission de l’institution financière concernée ou de toute institution financière intervenant dans le transfert de fonds.

4. Information : divulgation et confidentialité

Dans la mesure où, dans le cadre d’un dossier, l’Association serait en possession d’informations sensibles ou confidentielles relatives au Client, l’Association ne divulguera, sans le consentement du Client, aucune information à une tierce partie, à l’exception (a) de ce qui pourrait être requis par la loi, un règlement, une procédure judiciaire ou administrative ou en vertu des normes professionnelles applicables, ou dans le cadre d’un litige né entre les parties, ou (b) dans l’hypothèse où de telles informations (i) seraient par ailleurs devenues accessibles au public (en ce compris, et sans limitation, toutes les informations déposées auprès des agences gouvernementales et mises à disposition du public), (ii) sont divulguées par le Client à un tiers sans avoir été soumises aux restrictions énoncées dans les points précédents, (iii) deviennent disponibles dans le chef de l’Association et ce sur une base non confidentielle via une source tierce et que l’Association considérerait comme pouvant être divulguées au regard de ses obligations envers son Client, (iv) dont l’Association aurait pris connaissance avant leur communication par le Client et qui ne violeraient aucune obligation de confidentialité envers ce dernier, ou (v) développées par l’Association indépendamment de toute divulgation faite par le Client à l’Association.

Avertissement concernant la communication par email

Les emails et pièces jointes sont destinés à l’usage exclusif des destinataires désignés et peuvent contenir des informations confidentielles, exclusives ou protégées par le secret professionnel ou autrement protégées. Si vous n’êtes pas le destinataire, vous ne pouvez pas utiliser, copier, divulguer, distribuer ou disséminer l’email (ou toute partie de son contenu ou de ses pièces jointes) ou prendre une mesure quelconque se fondant sur ledit email. Si vous recevez un email par erreur, veuillez en aviser immédiatement l’émetteur par retour et veuillez supprimer l’email original ainsi que toute copie dans votre système.

Bien que toutes les précautions raisonnables aient été prises en vue de s’assurer qu’aucun virus ne soit présent dans les emails sortants, il n’est pas garanti que les emails soient exempts de vices ou d’erreurs étant donné que les emails peuvent être interceptés, modifiés, perdus ou contenir des virus. L’Association décline toute responsabilité quant aux pertes ou dommages résultant de l’utilisation des emails ou des pièces jointes. Par conséquent, nous vous recommandons de contrôler les emails et pièces jointes quant à la présence de virus, préalablement à leur utilisation.

Conformité aux règles déontologiques

Nous pratiquons une profession réglementée, soumise aux Codes de déontologie, établis par l’Ordre des barreaux francophones et germanophone (www.avocats.be; http://www.avocats.be/files/publications/code/code_octobre-2013.pdf), l’Ordre des barreaux néerlandophones (www.advocaat.be), l’Ordre français des avocats du barreau de Bruxelles (www.barreaudebruxelles.be) et/ou l’Ordre néerlandais des avocats du barreau de Bruxelles (www.baliebrussel.be), tels qu’applicables à(aux) l’avocat(s) impliqué(s). De plus amples informations sur les règles déontologiques auxquelles notre pratique professionnelle est soumise sont disponibles auprès des organisations et des site web susmentionnés.

Prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme

L’avocat se conforme à ses obligations légales en matière d’identification du client ou de son mandant. Ceux-ci s’engagent à fournir spontanément tous documents permettant l’établissement de leur identité et autorisent l’avocat à en prendre copie. Les obligations de l’avocat et du client découlent plus particulièrement des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces. Dans un tel cas, l’Association aura besoin de preuves formelles de l’identité de ses clients, leurs représentants et leurs bénéficiaires finaux. A cette fin, l’Association pourra procéder à des vérifications en faisant usage des bases de données électroniques externes. Nous devons également déterminer l’objet ainsi que la nature de notre relation professionnelle avec vous. Si l’Association est dans l’impossibilité d’obtenir la preuve de l’identité de ses clients, de leurs représentants et/ou de leurs bénéficiaires finaux, ou si les clients ne leur fournissent pas une telle preuve, il se peut que l’Association se retrouve dans l’impossibilité d’agir pour le client ou doive cesser d’agir pour le client.

Lorsque la nature du dossier (assistance du client dans la préparation ou la réalisation d’opérations telles qu’achat ou vente d’immeubles ou d’entreprises commerciales ; gestion de fonds de titres ou d’autres actifs appartenant aux clients ou à son mandant ; ouverture ou gestion de comptes bancaires, d’épargne ou de portefeuilles ; organisation des apports nécessaire à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés ; constitution, gestion ou direction de fiducies, de sociétés ou de structures similaires ou interventions au nom et pour compte du client dans toutes transactions financières et immobilières) ou lorsque les situations particulières prévues par la loi précité 18 septembre 2017 (pays d’origine, difficultés d’identification, relation inusuelle entre le client et l’avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) imposent à l’avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s’engage à répondre à toute question de l’avocat lui permettant de se conformer à ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

Lorsque l’avocat assiste le client dans sa défense en justice ou lorsqu’il lui délivre des conseils juridiques (l’évaluation de sa situation juridique), il est tenu au strict respect du secret professionnel.

La loi impose à l’avocat d’informer le bâtonnier dès qu’il constate, hors sa mission de défense en justice ou de consultation juridique, des faits qu’il soupçonne être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier, garant du respect du secret professionnel transmet le cas échéant la déclaration de soupçon à la C.TIF (Cellule de traitement des informations financières).  L’Association peut être contrainte de cesser de travailler dans le dossier visé et n’est pas autorisé à avertir le client de l’établissement d’un tel rapport. L’Association n’assume aucune responsabilité à l’égard du client pour l’établissement de bonne foi d’un tel rapport et pour ses conséquences éventuelles.

5. Fin des relations

Sauf s’il est anticipativement mis fin aux relations conformément aux présentes conditions générales, un engagement prendra fin à l’achèvement par l’Association des services évoqués ci-dessus.

Le Client peut mettre fin à tout moment à la relation qui le lie avec l’Association.

De son côté, l’Association peut cesser d’intervenir pour compte du Client, moyennant un préavis raisonnable, si :

  • Le Client ne donne pas d’instructions adéquates ;
  • Le Client ne fournit pas la coopération que l’Association est en droit d’attendre raisonnablement de sa part
  • La poursuite de l’intervention de l’Association serait difficilement praticable ou contraire à l’éthique ou à la loi ;
  • L’Association fait face à un conflit d’intérêts ;
  • Le Client ne paie pas les factures ou les demandes de provisions de l’Association lorsqu’elles sont exigibles.
  • Au cas où il est mis fin à la mission, le Client devra payer toutes les sommes dues pour le travail accompli jusqu’à la date à laquelle il est mis fin à la mission.

6. Responsabilité – Limitation – Couverture d’assurance

Le Client accepte que l’Association et son personnel ne seront en aucun cas responsables des éventuelles réclamations, responsabilités ou dépenses, en rapport avec une mission ou un engagement, qui dépasseraient le montant total des honoraires payés par le Client à l’Association conformément au présent engagement, à l’exception du montant auquel l’Association aurait été condamné à payer au Client en raison de la violation du principe de bonne foi ou d’une faute intentionnelle. Dans ce cas, la responsabilité de l’Association, de ses associés, de ses employés, de ses agents à l’égard de la perte ou du dommage subi par le Client dans le cadre ou en relation avec le travail réalisé, en ce compris sa négligence et sa faute intentionnelle, sera limitée au montant couvert par la police d’assurance en Responsabilité Professionnelle de l’Association et ce, indépendamment de l’ampleur de la perte ou du dommage causé. La couverture d’assurance souscrite, ses effets ainsi que ses conditions d’application seront mis à la disposition du Client à sa première demande.

La limitation de la responsabilité et de l’indemnisation contenue dans les présentes CGS s’appliquera dans tous les cas prévus par la loi, par le contrat, les statuts, ainsi que par les principes régissant la responsabilité délictuelle (comme la négligence) ou dans toutes les autres hypothèses.
En raison de l’importance de l’intervention et de la collaboration de la direction et du personnel du Client, lorsque cela est approprié, le Client accepte de décharger l’Association, son personnel ainsi que les membres de son équipe et d’ainsi supporter l’entière responsabilité et les coûts qui résulteraient de fausses déclarations faites par la direction ou le personnel concerné du Client dans le cadre des services rendus par l’Association.

7. Coopération

Le Client devra, sans aucune limitation, apporter à l’Association tout le soutien nécessaire à la réalisation par l’Association des services repris ci-dessus, en lui fournissant notamment un accès raisonnable aux données, informations et personnel du Client. Le Client sera responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des données et des informations fournies par son personnel et ses agents à l’Association, aux fins de l’exécution de sa mission.

8. Force Majeure

L’Association ne pourra être tenue responsable des retards dus à des circonstances ou à des causes qui échapperaient à son contrôle raisonnable, en ce compris, et sans limitation, les actes, les omissions ou les refus de coopérer du Client dans le cadre de la poursuite de la mission (en ce compris, et sans limitation, de ses entités ou des membres du personnel relevant de son propre contrôle ou encore de ses dirigeants, administrateurs, employés et autres membres de son personnel et agents). L’Association ne sera également pas responsable des actes, omissions ou défaut de coopérer dans le chef de tiers, ou encore des suites d’un incendie, de perte de données par suite de hacking, phishing ou toute autre attaque informatique ou d’une toute autre cause, d’un cas fortuit, d’une grève ou conflit interne, guerre ou autre violence, ou de toute loi, ordonnance ou exigence d’un organisme gouvernemental ou d’une autorité nationale.

9. Indépendance des parties

Il est entendu que les parties sont indépendantes l’une à l’égard de l’autre, et qu’aucune des parties ne pourra être considérée à l’égard de l’autre comme un agent, un distributeur ou un représentant. Aucune des parties ne devra agir ou se présenter comme étant directement ou indirectement un agent de l’autre ou supporter ou créer une obligation quelconque dans le chef, ou au nom, de l’autre partie.

10. Médiation

Nous informons nos clients de l’existence de modes alternatifs de règlement de conflit (arbitrage, conciliation, médiation, négociation, droit collaboratif) offrant la possibilité de résoudre leurs différends.

Conformément à l’art.730/1 § 2 du Code judiciaire, le juge peut, à l’audience d’introduction ou lors d’une audience fixée à date rapprochée, interroger les parties sur la manière dont elles ont tenté de résoudre le litige à l’amiable avant l’introduction de la cause et les informer des possibilités d’encore résoudre le litige à l’amiable.

Les modes alternatifs de règlement de conflit devront par conséquent pouvoir être envisagés avec nos clients aussi bien préalablement  à toute introduction d’une action en justice qu’au cours de celle-ci mais, sans obligation toutefois pour ceux-ci d’y recourir, sauf le cas d’une médiation ordonnée par le juge.

11. Droit applicable et Tribunaux compétents – Divisibilité

Les présentes conditions générales ainsi que toute lettre d’engagement ou conditions particulières sont régies par et interprétées conformément au droit belge. Si l’une des dispositions des présentes est réputée inapplicable en vertu d’une décision rendue par un tribunal, l’inapplicabilité de cette disposition n’affectera pas la validité des autres dispositions mais devra être modifiée dans la mesure nécessaire à son exécution et pourra être préservée dans toute la mesure où les parties le souhaiteraient d’un commun accord.

Tout litige qui pourrait survenir quant à l’exécution ou la fin de la mission ou encore en rapport avec les présente CGS sera tranché par les tribunaux de Bruxelles (Belgique).